Документооборот

 

В любой компании (особенно крупной) традиционно много времени, внимания и сил уходит на ведение официальной документации. Часто в штат берётся даже один или несколько специалистов, которые занимаются делопроизводством. Однако это не спасает столы руководителей от обилия бумаг, которые практически невозможно классифицировать.

Всё чаще современные компании отказываются от классического подхода, выбирая путь автоматизации документооборота. Такой подход подразумевает перевод всех возможных документов из бумажных носителей в цифровые. Законодательство разных стран против такого ничего не имеет, а значит – вы можете существенно облегчить жизнь своим сотрудникам. А самое главное – вы получите доступ к нужному акту, договору, счёту или выписке за несколько секунд, выбрав на компьютере из списка интересующую категорию и отсортировав её содержимое в искомом порядке.

Автоматизация документооборота

Система автоматизации документооборота подразумевает не только перевод всех договоров и актов в электронный вид и упрощение доступа к ним. Это полноценная автоматизация большого количества бизнес-процессов, которая включает цифровую версию согласования, доступа и даже распечатывания бумаг в нужном формате.

Автоматизация документооборота и учёта включает интеграцию внутренней почты с корпоративной информационной системой. Это упрощает коммуникацию между сотрудниками в разное время. 

С внедрением системы «Omega Production» вы получите практически моментальный доступ к нужному чертежу, эскизу или любому другому файлу. Все они будут структурированы и храниться в одной базе данных, которая позволяет сделать экспорт за несколько секунд в нужном формате на носитель, находящийся под рукой. Если это не запрещено политикой безопасности конкретно вашей компании.

Система автоматизации документооборота

Автоматизация управленческого документооборота – это контроль не только за бумагами, но и денежными средствами на разных уровнях:

• Канцелярия. В крупных компаниях большие бюджеты регулярно тратятся на закупку различной канцелярской продукции. Системы автоматизации документооборота предприятия позволяют взять под контроль расходные материалы. Это важно, поскольку на длинной дистанции экономит существенные суммы.
   
• Внешняя и внутренняя корреспонденция. Сколько историй знает каждая компания, когда важное письмо не дошло до адресата, поскольку было где-то потеряно или забыто из-за «человеческого» фактора. Средства автоматизации документооборота позволяют избежать подобных моментов. Все письма, приходящие на электронные ящики компании, отслеживаются и распределяются по адресатам. Сказать впоследствии «Я его не заметил» - ни у кого не получится.
   
• Номенклатура дел. Автоматизация документооборота на производстве ведёт системный учёт всех процессов в компании, которые поддаются контролю. Это касается и делопроизводства, которое становится понятным и простым для ответственных сотрудников.
   
• Согласование договоров. Автоматизация документооборота на производстве – важный шаг в упрощении процедуры согласования. Вспомните, сколько нервов и сил требовало от рядового менеджера согласование договора, который нужно завизировать в десятках отделов, где у каждого специалиста будут свои правки. Современная система автоматизации документооборота экономит время таких сотрудников, поскольку бегать по кабинетам, находящимся на разных этажах, больше не нужно. Достаточно направить электронный файл всем заинтересованным, собрать от них обратную связь – и обработать её.
   
• Интеграция с пакетом Microsoft Office. Большинство офисных сотрудников привыкло пользоваться программами из пакета MS Office: Word, Excel, Outlook и др. Автоматизация внутреннего документооборота от «Omega Production» позволяет интегрировать программное обеспечение с привычными программами, чтобы пользоваться сервисом было действительно удобно.
   
• Удобные корпоративные чаты. Коммуникация по рабочим вопросам должна быть оперативной и удобной. Автоматизация электронного документооборота на предприятие подразумевает внедрение корпоративных чатов. Теперь переписка никогда не потеряется. А при возникновении спорных ситуаций, к ней всегда можно будет вернуться.

Система «Omega Production» – это полноценная интеграция в процессы вашего предприятия. Вы убедитесь лично, насколько автоматизация увеличит эффективность каждого сотрудника!